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Ya sea que ese nombre esté registrado legalmente en el estado de origen de la empresa o no, todas las empresas tienen un nombre legal. Un DBA (o » Doing Business As » es un nombre que es diferente del nombre legal de la empresa. Un DBA también se conoce como «nombre comercial», «nombre comercial asumido» o «nombre comercial ficticio»).

Un DBA le permite al público conocer al verdadero dueño de una empresa. Las leyes de DBA son leyes de protección al consumidor. Existen, por lo que los consumidores tienen total transparencia sobre las empresas con las que realizan transacciones comerciales. En otras palabras, los administradores de bases de datos evitan que los propietarios de negocios deshonestos dirijan una empresa con un nombre diferente para evitar problemas legales.

¿Es un DBA una entidad legal?

Una entidad legal es cualquier empresa u organización que tiene responsabilidades legales, incluido el cumplimiento de la declaración de impuestos. La entidad legal puede celebrar contratos y acudir a los tribunales como empresa para demandar o ser demandada. Las entidades legales incluyen empresas unipersonales, sociedades, corporaciones, compañías de responsabilidad limitada (LLC) y otras entidades profesionales.

Cada entidad tiene un nombre legal, ya sea registrado en el estado o asumido, como es el caso de un propietario único y una sociedad que usa los nombres de los propietarios. Realizar negocios con un nombre diferente es ilegal y, por lo tanto, la empresa debe presentar un DBA.

Registrarse y realizar negocios bajo un nombre de DBA no es formar una empresa o entidad comercial. Puede optar por reservar un DBA mientras forma su entidad comercial y presenta los documentos requeridos para la formación de negocios con el estado. Si nunca se presenta como una entidad legal, el estado considerará su negocio como un propietario único.

Debido a que un DBA no es una entidad comercial, una empresa no puede utilizar ningún término (como «Inc.», «LLC», «Corporación», etc.) que impliquen que el DBA es el nombre legal registrado. Además, cada estado tiene sus propias reglas con respecto a las palabras que prohíbe su uso en nombres comerciales.

¿Cómo sé si necesito un DBA?

Como se explicó anteriormente, cada vez que desee utilizar un nombre comercial o una marca que no sea el legal asociado con su empresa, debe solicitar un DBA. De forma predeterminada, una empresa unipersonal  o  sociedad utiliza el nombre del propietario o propietarios de la empresa como el nombre legal de la empresa. Si estas entidades desean utilizar cualquier otro nombre, como uno que describa mejor lo que hace su negocio, deben solicitar un DBA.

En una corporación C o  una compañía de responsabilidad limitada (LLC) , los miembros o la junta directiva de la compañía eligen el nombre legal, que luego se indica en sus documentos de constitución. Cuando se forma una LLC o se incorpora una empresa, el nombre se protege automáticamente dentro del estado. Ninguna otra LLC o corporación en la misma línea de negocios puede usar legalmente el nombre de esa compañía. Sin embargo, una empresa que usa el nombre como DBA en el estado tiene el derecho legal de hacerlo, ya que no es el nombre legal. Además, las empresas de otros estados pueden utilizar el nombre.

Las razones por las que las empresas deciden solicitar un DBA varían. Para algunos, podría ser una estrategia de marketing centrada en llegar a una audiencia específica. Para otras empresas, podría ser un derivado del concepto original de la empresa. No hay límites para la cantidad de DBA que puede tener una empresa, por lo que algunos propietarios de empresas utilizan el DBA para iniciar diferentes marcas bajo la misma estructura legal.

La herramienta de búsqueda de nombre corporativo de Sapienz puede ayudarlo a verificar que el nombre de su empresa esté disponible. También podemos ayudarlo a reservar el nombre de su empresa  mientras se prepara para registrar su empresa.

¿Necesita un número de identificación fiscal para un DBA?

Tener un  número de identificación de empleador (EIN) (o número de identificación fiscal federal) es una forma de separarlo de su negocio. Sin un EIN, debe usar su número de seguro social en todas las licencias comerciales, permisos y formularios de impuestos. Obtener un número de identificación fiscal federal es opcional como propietario único; sin embargo, algunos dueños de negocios optan por obtener uno para poder abrir una cuenta bancaria comercial y para fines de declaración de impuestos. Si su negocio está estructurado legalmente como una corporación, LLC o una sociedad, la ley le exige que tenga un EIN.

Las empresas que operan como DBA aún conservan su nombre comercial legal y, por lo tanto, aún necesitan un EIN o una identificación fiscal federal si la estructura legal lo requiere. La mayoría de las solicitudes de permisos, licencias y otros formularios financieros solicitan el nombre legal, el DBA y el número de identificación fiscal federal, por lo que es una buena idea presentar la solicitud de inmediato y tener el número a mano. No necesita un número de identificación fiscal por separado para un DBA; está relacionado con el nombre legal «verdadero» de su empresa.

Puede solicitar su EIN en línea a través del sitio web del IRS, o puede permitir que Sapienz combine su Número de identificación fiscal federal con uno de nuestros otros  servicios de presentación comercial y le ahorrará tiempo y dinero.

¿Puede una LLC o una corporación poseer un DBA?

Piense en un DBA como un apodo o una marca asociada con una empresa. La LLC y la corporación todavía existen con sus nombres legales contenidos en sus documentos de formación. El DBA es el nombre elegido y registrado bajo la LLC o corporación original.

Nuevamente, hay muchas razones por las cuales una LLC o corporación decidiría registrarse para un DBA.

  • Si comenzó su negocio con su nombre, es posible que desee una marca más identificativa que resuene mejor con su mercado objetivo.
  • Algunos bancos pueden requerir un nombre comercial diferente al del propietario.
  • Es posible que desee ofrecer nuevos servicios o productos que no se reflejen en el nombre legal de su empresa.
  • Muchos propietarios de negocios inician sus empresas con un nombre solo para saber que el nombre de dominio no está disponible para su sitio web. Un DBA con un nombre de dominio disponible resuelve ese problema sin cambiar el nombre de toda la empresa.

Solicitar un DBA evita que una LLC y una corporación gasten tiempo y dinero en crear un negocio completamente nuevo cuando un evento en la vida de la empresa requiere un nuevo nombre.

¿Dónde puedo solicitar un DBA?

La mayoría de los estados requieren una presentación de DBA; sin embargo, el lugar donde presenta la solicitud varía de un estado a otro.

Presentación a nivel de condado

Los siguientes estados requieren la presentación a nivel de condado en lugar o además de la presentación a nivel estatal, según el tipo de entidad:

  • Arkansas
  • California
  • Colorado
  • Delaware
  • Georgia
  • Illinois
  • Indiana
  • Iowa
  • Kentucky
  • Luisiana
  • Michigan
  • Nevada
  • New Jersey
  • Nueva York
  • Carolina del Norte
  • Tennesse
  • Texas
  • Virginia
  • Virginia del Oeste

Archivado a nivel de ciudad

Los siguientes estados requieren la presentación a nivel de ciudad en lugar o además de la presentación a nivel de condado y estatal:

  • Maine
  • Massachusetts
  • Rhode Island

Estados que no requieren un DBA

No es necesario que solicite un DBA en los siguientes estados:

  • Alabama
  • Alaska
  • Arizona
  • Delaware
  • Florida
  • Hawai
  • Kansas
  • Maryland
  • Misisipí
  • Nuevo Mexico
  • Nebraska
  • Ohio
  • Wisconsin
  • Wyoming

Dos estados, Alaska y Dakota del Norte, ofrecen derechos exclusivos sobre el nombre ficticio elegido por las empresas. Siete estados requieren que la empresa publique su nombre comercial ficticio en un periódico aprobado o en una publicación legal reconocida una vez que se apruebe el DBA. Esos estados son California, Florida, Georgia, Illinois, Minnesota, Nebraska y Pensilvania.

¿Cómo se configura un DBA como propietario único?

Una propiedad unipersonal se considera legal una vez que el propietario único comienza a realizar negocios con la intención de obtener ganancias. La compañía aún debe investigar si se necesita una licencia comercial de la ciudad o el condado para operar el negocio y si alguna ley de zonificación prohíbe que ciertas compañías operen en ubicaciones específicas. Además, puede haber otros permisos y certificaciones específicos de la industria para el tipo de negocio. Se requiere una licencia de impuestos sobre las ventas de la oficina de la autoridad fiscal estatal si la empresa vende artículos sujetos a impuestos.

Para configurar un DBA como una empresa unipersonal, es necesario registrar un DBA si la empresa desea utilizar un nombre diferente al del propietario. Dependiendo de dónde su estado acepte una presentación de DBA, el propietario de la empresa debe completar los formularios de DBA y pagar la tarifa de presentación. El propietario recibirá un certificado DBA. Algunos estados pueden tener diferentes formularios para diferentes entidades, así que asegúrese de presentar el formulario correcto.

¿Cómo se configura un DBA como asociación?

Los pasos necesarios para formar una asociación dependen del tipo de asociación. Una sociedad general es similar a una propiedad unipersonal. Una sociedad general no requiere registro con el estado, y la sociedad se forma una vez que los socios firman un acuerdo de sociedad formal. Al igual que el propietario único, el nombre legal de la sociedad es, por defecto, los nombres de los socios, a menos que el acuerdo de sociedad especifique un nombre diferente. Para las sociedades generales que desean solicitar un DBA, la empresa debe verificar nuevamente dónde y cómo el estado acepta las solicitudes de DBA y luego pagar las tarifas correspondientes.

Los otros tipos de sociedades, sociedades limitadas (LP), sociedades de responsabilidad limitada (LLP) y sociedades limitadas de responsabilidad limitada (LLLP), son entidades comerciales formales gobernadas por el estado y deben seguir los requisitos de cumplimiento del estado. La solicitud de un DBA debe realizarse antes de realizar cualquier negocio con el nombre comercial ficticio.

¿Cómo se configura un DBA en una corporación?

La creación de una corporación suele ser un proceso que requiere mucho tiempo. Muchas corporaciones optan por solicitar un DBA (o varios DBA) en lugar de iniciar una corporación completamente nueva para una idea comercial separada.

Una corporación es una entidad comercial separada de los dueños de negocios y debe registrarse en el estado. Aunque algunos requisitos varían según el estado, el proceso de incorporación implica elegir un nombre comercial, nombrar una junta directiva, presentar los artículos de incorporación con el estado, obtener un EIN, redactar los estatutos y tener reuniones periódicas de la junta. Si bien los requisitos de cumplimiento pueden ser engorrosos, los propietarios de empresas corporativas se benefician de los créditos fiscales, la protección de la responsabilidad y la capacidad de atraer inversores.

Aunque la forma de solicitar un DBA es la misma con una corporación, la diferencia clave es la necesidad de que la junta de la corporación vote y apruebe el DBA. La aprobación debe estar documentada en las notas de la reunión de la junta y debe estar firmada por todos los miembros de la junta con derecho a voto.

¿Cómo se configura un DBA en una LLC?

Al igual que una corporación, la LLC es una entidad comercial separada y permite a los propietarios de negocios protección contra la responsabilidad de las transacciones comerciales. La formación de una LLC requiere la presentación de artículos de organización en el estado en el que operará la LLC. Por lo general, una LLC también crea un acuerdo operativo para definir las funciones y responsabilidades de sus miembros y gerentes. Incluso en los estados que no requieren acuerdos operativos, una LLC (especialmente una con varios miembros) puede resultar útil para evitar malentendidos sobre quién debería hacer qué y quién tiene la autoridad para tomar ciertas decisiones.

La LLC es una estructura legal popular, ya que tiene el beneficio de la protección corporativa y tiene menos obligaciones de cumplimiento corporativo. Nuevamente, solicitar un DBA implica los mismos pasos que se indicaron anteriormente. Si la LLC necesita la aprobación del DBA por parte de los otros miembros de la LLC, depende de los términos que se especifiquen en el acuerdo operativo de la LLC.

Hay varias razones por las que su empresa podría querer solicitar un DBA o varios DBA. El DBA puede impedir que otras empresas similares utilicen el DBA y confundan al público. Para obtener más información sobre cómo Sapienz puede ayudarlo a solicitar el DBA de su empresa, comuníquese con nosotros hoy mismo.

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